自分でも使っていますし、Twitterでも関係者の方にお世話になっているので 珍しく大阪でセミナーがあるという事なので出かけてきました。
KnowlageSuiteはクラウド型のグループウエア Girdy等を含むビジネス向けクラウドパッケージです。
最初、聞き始めたのは約2年前でそのあたりから見ていたものの・・・・なわけですが
実際、そういった用途の会社導入を検討しろと言われて 元々は失敗する事を前提に価格の安い物をと選択するところから始まったわけなのですが、使ってみると利便性が良かったことと（このあたり 有償版をかなりの期間使用させていただいたりと あったりもして） 会社の導入に対する意気込みが強かったことが そのまま継続的な利用に繋がったわけです。
当時、グループウエアだけで始まったのですが、現在ではSFA等の追加も成されて ビジネスツールの中核をなす部分をサポートするようになってきたわけです。
もう一つ、AUとの提携で Au SmartPhoneでの利用が便利なようなアプリケーションも提供されていて Auのサポートを受けれるのは大きな特徴でしょう。
キャリアサポートのツールなんてそうは無い訳ですから・・・
まあ、そんなことが解る前から 目を付けていてえらかったでしょ というわけなのです。
今回のセミナーはこれから導入しようという企業に向けたものなので 私が聞いても・・・という感じもあったわけですが
何事もそうなのですが 「説明書を見ずに使い始める」典型の私としては やはり知らない事が多いわけなので そういう物でも積極的には聞きに行くようにはしています。
もう一つ、今回は社長さんのセミナーだったので 今後の方針だったり目指す方向が見えていたりすると面白いかなと
KnowlageSuiteを、ビジネスの情報系の主軸に据えるという使い方が 目標のように聞こえたわけですが
基本的に、グループウエアというのは名前通り グループで使うアプリケーションという意味に取れると思っています。
例えば一人で働いているなら 手帳一冊でOKなわけですが、複数例えば5人で働いているなら 皆がどう働いているかが解らなければ動きが取れなくなるわけです。
その為の仕組みとして 作られたのがグループウエアで、例えば予定表や掲示板となる訳ですがこの辺り 営業がメモするようなものを共有するようなものが登場したのがグループウエアです。
ところが、問題があるのが 「日本」という地域的な問題で 仕事の仕方がグループウエアのグループという意味では正しいのですが FaceBookでもそうなのですが 個人的な付き合いの上に仕事が成り立っている欧米人に対して、肩書の上に個人がある日本人では少し扱いが違うわけです。
専門性も高くないために、配置転換や移動という形で情報が浅く広くいきわたって行ってしまうのも日本的な特徴です。
その辺りを加味するとどうしても 海外から入ってきたものをそのままというにはワークスタイルに微妙にあってない、正しい事をしているにも拘らず それ故に仕事が滞るという面白い状態に陥りがちなので 日本人の為の物が必要なわけです。
実際に既に導入済みの企業での失敗が多いのは こういった側面があるのではなんて思っている訳です。
Knowlage Suiteの特徴は
グループウエアだけでなく営業支援ツールの多くが含まれている パッケージであること
同様に、全てに近く含まれているので いらない機能を積極的に見えなくすることで 操作を簡単に間違いにくくできる事
日本企業的な縦横軸に細かく絡み合った組織間の閲覧の可・不可の設定が比較的容易にできる事
という風に説明されていたのですが 私的には何よりもの特徴が
導入に対して 基本的に機器の追加などの初期コストが必要ない事と、ストレージの容量単位に課金される、若しくは登録レコード数による課金形態をとっているために 複雑になっている ユーザーと機能の課金形態の一般的なものに対して 解りやすく 安価になることが多いという点があげられると思います。
また、携帯電話のように〜年間の基本契約期間があって違約金が発生するというような契約形態では無い事から やめようと思えば・・・・なわけですが 堂々と「解約率が低いのも特徴」と言われると ちょっと面白いなと思うわけです。
勿論、国内にデータセンターを持っているとか、プライバシーマークが取れているとかセキュリティが高いとかは重要な事として選択ポイントにはなるのですが この辺りは導入する部署の問題で 実際に利用する部門にとってはそんなことよりも操作感が重視されることでしょう。
実際のところなのですが、いつも会社にいていつも不安になるのは
自分はともかく「〜さんがいなくなったらどうしよう？」なんて考えながら仕事をしている訳で
この辺りは必ずしも多くの人の不安点でしょう。
日本人はある程度の学習を義務化されていることもあり 各人漏れずにやっています。
故に、一様にある程度の考えを各個人で持っている訳です。
それが正しいかどうかは別問題として 同じことをするにも個人的にやりやすいやり方が違うわけです。
例えばPCを操作するときに 画面入力ではキーボードオンリーが速いという人と、マウスを使う方が速いという人がいるように。
故に、上から仕事を言われても自分流の処理をしていたりするわけです。
自分なりにメモをしたりして やり方のルールを作る訳なのですが そのメモなどが共用されていないのです。
故に、人に依存する処理はその人がいなくなると おおよその全体の動きは仕組みがあって回るわけですが 細かい点の積み残しが出たりするわけです。
例えば、商品を出荷する際に 「ここのお客さんは伝票を入れずに送って後で郵便で伝票を送るのよ・・・」なんて 解りませんし、営業であれば「ここのお客さんは景品好きなので 景品セールの時に買ってもらうんだ」なんて事が仕事の仕方ではないのですが 仕事を行う上で必要な事なんですが 他の人には継承されない情報なわけです。
それも、二人で一緒に仕事をしています・・・・と言う事ならうろ覚えでも なんとかなる訳ですが これが一人でやっていて 急に倒れたりとなると途端に困るわけです。
そういう事態を想定して、じゃあそういったものを文章でまとめて・・・・くれるほどはしっかりもしていないわけです。
これは本人のせいという訳では無く 私がよくここで書いていたやるのですが 私にとっては書くまでもない常識なれど 読んでいる人には何を書いてあるかわからない言葉が出てきたり（もちろん 誤字脱字という事ではないですよ 念のため）するのと同じことで 伝えるほどに重要な事とは思っていないわけです。
じゃあさっきの営業の例でいう所の「景品が好きなお客さん」というのは その担当者も見た瞬間に解ったわけでは無い訳です。
何度かのトライアンドエラーを繰り返し やり取りしているうちに 統計的にというほど立派な物では無いのですが 景品が出たときに多く買うという状況からそういった情報を得るわけです。
日報などでそういった事も気が付いた時に報告したりしていたりしているのですが そういった事は情報として聞き流されてしまうので わざわざそれを選んで抜き出したりすることが無かったわけです。
他のグループウエアや営業支援ソフトウエアもそうなのですが
担当者が持っている「情報を共有する仕組みを作ろう」という事からスタートして「情報を集めてそれを会社の資産にしよう」もっと言えば「集まった情報を活用しよう」というフェーズに出るためにやっているわけです。
営業個人が持っているシステム手帳よりも、こちらのほうが便利で使いやすければこちらを使うようになるだろうという仕組みでもあるわけです。
Knowlage Suiteの場合、まずインターフェースの部分に特徴を持っています。
これは最初の特徴の話の書き直しなのですが、
多くの機能を持っているという事で 例えば営業支援の部分であれば 営業の事例を日報として 記録する仕組みを持っている事。
そして、それをまとめて閲覧し、分析する機能がパッケージ内にすべて入っています。
ただ、それを使わない運用であれば そういったインターフェース上のボタンなどは無駄なので 表示されないようにして 操作をシンプルに、解りやすくする機能があるわけです。
その上で 部署、プロジェクト、役職等の分類が容易に登録し そこに担当者を所属させることで 多くの場合自動的に閲覧範囲や 状況のアップデートなど各人に告知できる仕組みとなっている訳です。
実際、私の所でもグループウエアしか使えてなくて ここ数か月営業支援側をどう構築してゆくかなのですが 頭の中にはもやもやっとした完成形しか見えてこなくて なかなか こうだという導入を進めれていないわけですが、なんとかかんとか説明を聞くうちに ああ、こんな感じの運用なら実用的に可能で その後にというアイデアは思いついたわけです。
実際、グループウエアでは 告知一つとっても 各人が確認を押さなければ 未読が残り続けてそれが発信者にも見える仕組みなので
「見てなかったとは言わせないぞ！！」という風な使い方には活躍している訳です。
時間的に３０分で私が書いた内容なんてほんの数パーセントぐらいの話をされていたわけで
正直、私は使っているので実感があったのですが 初めて導入を考えている人に伝わったのだろうか？という点は非常に気になるところ。
勿論、話は迫力と熱意が伝わって来るものなので 話として聞いていて面白いわけですが
もっと時間をとって しっかり話を聞きたかったなというのが正直な感想でした。
さあ、もうちょっと頑張らねばならないようですね・・・・
written by HatenaSync
